Интервью с Нилсом Марстр aндом
Нилс Марстранд является управляющим директором датской ИТ-фирмы Marstrand Innovation A/S. Он получил степень магистра по исследованию операций в DTU (Датский Технический Университет) и MBA в INSEAD. Нилс начал свою карьеру в датском транспортном гиганте Møller Mærsk. В 1997 г. он основал свою собственную фирму, предлагая консалтинговые услуги и решения для планирования производства, управления цепочками поставок и решения для управления проектами.
Совместно с Jan Bonde Нилс разработал программное обеспечение для автоматизации планирования – PMSIM - которое продал компании Intentia в 1998 г (она нарекла решение Movex). Сегодня Intentia принадлежит американской компании Lawson, которая предлагает решения для планирования под названием Lawson APP (Advanced Production Planner) и Lawson MSP (Multi-site Planner). Они являются мировыми лидерами среди инструментов планирования и моделирования сложных производственных процессов и проектов.
Поскольку компания Marstrand Innovation разработала технологию для Maconomy People Planner, мы поговорили с Нилсом Марстрaндом о тенденции оптимизации планирования проектов и ресурсов в сфере профессиональных услуг.
Каковы новые тенденции, наблюдаемые в секторе профессиональных услуг?
Во-первых, в сферу профессиональных услуг приходит индустриализация с акцентом на прозрачность, качество и производительность. Вы увидите переход опыта и методов из промышленности, как, например, концепции Lean Production, BPR, Six Sigma и т.д. Мы видим стандартизацию повторяющихся процессов, модель, доведенную до совершенства Генри Фордом посредством сборочного конвейра. Все это ведет к инвестициям в технологии, человеческие ресурсы и ИТ-решения, включая решения для планирования. Подобныe инвестиции лучше всего оправданы в крупных компаниях, из чего следуют стратегии «экономии на масштабах», осуществляя слияние и поглощение других компаний на глобальном уровне.
Самыми успешными организациями в сфере профессиональных услуг сегодня являются те, которые разделяют проекты на стандартные элементы или компоненты, и совмещают процессы в рабочие потоки используя принципы „бережливого производства” (Lean Production). Целью является сокращение всех избыточных операций, гарантируя короткое время выполнения заказа.
Хорошим примером может послужить ISS, огромная датская компания со штатом почти в 440 000 человек по всему миру. Компания ISS предоставляет услуги по поддержке и эксплуатации недвижимости, включая уборку, обслуживание и поддержку зданий. Когда ISS производит оценку недвижимости для нового клиента, они оценивают все по отдельности: например, количесво ванных комнат и офисов, или сколько человек будет необходимо, чтобы произвести уборку помещения. Они могут предоставить клиенту более точную оценку и лучше контролировать проект. Компания ISS использует набор стандартных бизнес-процессов по каждому проекту, что в результате дает больший профессионализм. Они могут лучше контролировать проект и соответствовать бюджету и срокам, которые объявляют своим клиентам.
Какие задачи по улучшени ю планирования проектов и ресурсов стоят на сегодняшний день перед организация ми, оказывающи ми профессиональные услуги?
В большинстве компаний все еще существует традиция планирования отдельных проектов, когда люди планируют свои собственные проекты, включая распределение ресурсов, в полной изоляции друг от друга. Наиболее широко исползуемые интсрументы для планирования на сегодняшний день это Microsoft Project, Excel и т.д. Как правило, эти инструменты не очень удобны для составления полного обзора в том случае, когда идет работа над большим количеством проектов, конкурирующих за ресурсы. Это значительно осложняет выделение приоритета использования ресурсов в компаниях, которые единовременно ведут большое количество проектов. В результате мы часто сталкиваемся с необходимостью экстренного решения постоянно возникающих проблем, со стрессом, с тем, что люди либо не укладываются в сроки, либо временно ничем не заняты, а так же с тем, что решения нанять новых сотрудников или повысить квалификацию существующих, принимаются слишком поздно.
Другая задача - это заставить людей точно и вовремя регистрировать количество часов, потраченных на работу над проектами. Это должно осуществляться легко и быстро. Так как процессы постепенно становятся более стандартизированными и предсказуемыми, важно систематично сопоставлять бюджет и план с реальной ситуаций по проектам. Это является значительным вкладом в систематическое увеличение производительности труда и доходности компаний.
Так же, если Вы заговорите с сотрудниками о «планировании ресурсов», мне кажется многие будут против. Они скажут: «Вы не можете планировать меня! Меня нельзя рассматривать как единицу производства!». Люди не хотят, чтобы все выглядело так, будто к ним относятся как к компоненту машины – они уникальны, со своими уникальными навыками и взглядами на жизнь, и, в какой-то степени, непредсказуемы.
Необходимо обеспечить сотрудников полной и точной информацией о поставленных задачах и ожидаемых результатах их работы, и дать им возможность отреагировать, если требования невыполнимы. Таким образом можно избежать стресса.
Каки ми основными характеристиками должно обладать решение для планирова ния ресурсов и проектов для того, чтобы люди могли эффективно им пользоваться?
Решение должно поддерживать гибкий, удобный для пользователя интерфейс, где он может проставлять приоритеты и немедленно видеть последствия, сравнивать их с другими вариантами. Во многом, планирование ресурсов похоже на составление пазла, достижение баланса. Решения для планирования человеческих ресурсов должны отражать в своих настройках, что введенная информация будет более динамичной, чем точные данные о производстве, которые Вы найдете в инструменте планирования производства. Решение должно отвечать как нуждам менеджеров проектов, так и руководителей ресурсов (сотрудников), что отражает типичную схему работы для проектно-ориентированных организаций.
Более того, решение должно быть устроено таким образом, чтобы облегчить доступ к необходимым данным. В нем должно быть много функций динамической детализации данных, но они должны быть построены таким образом, чтобы Вы были направлены к самой важной информации. В какой-то степени, решение должно показывать пользователю, где он должен искать важную инфомацию, а так же где и как пользователи должны вводить информацию. Вы можете называть это «проектный интеллект». В наше будущее решение мы планируем включить метод сбалансированных показателей, когда решение автоматически анализирует проект и его ресурсы, и мгновенно выявляет и отображает несоответствия в плане.
Графическая и коммуникационная мощь современных персональных компьютеров открывают большие возможности. Это идеальный инструмент для человека, занимающегося планированием, и стремящегося избежать нудных подсчетов, записи заданий на доску планирования вручную или хранение данных в сложных сводных таблицах.
Если Вы внедряете новый инструмент планирования, люди будут спрашивать «Что в нем есть полезного для меня?» Как могут менеджеры убедить своих работников в необходимости его использовани я?
Естественно, планирование ресурсов должно предоставить всем сотрудникам фирмы обзор текущей ситуации по их проектам, так что руководство может начать с этого. С внедрением единого инструмента планирования проектов и ресурсов фирма получает виртуальную «доску», на которой отражается реальная ситуация проектов в компании. Люди могут видеть состояние задач как они есть, что в свою очередь позволяет им более точно планировать работы как в начале проекта, так и по ходу его выполнения.
Часть II: От производственного планирования к планированию человеческих ресурсов
Интервью с Нилсом Марстрaндом
Нилс Марстранд является управляющим директором датской ИТ-компании Marstrand Innovation A/S. Он получил степень магистра по исследованию операций в DTU (Датский Технический Университет) и MBA в INSEAD. Нилс начал свою карьеру в датском транспортном гиганте Møller Mærsk. В 1997 г. он основал свою собственную фирму, предлагая консалтинговые услуги и решения для планирования производства, управления цепочками поставок и решения для управления проектами.
Совместно с Jan Bonde Нилс разработал программное обеспечение для автоматизации планирования – PMSIM - которое продал компании Intentia в 1998 г (она нарекла решение Movex). Сегодня Intentia принадлежит американской компании Lawson, которая предлагает решения для планирования под названием Lawson APP (Advanced Production Planner) и Lawson MSP (Multi-site Planner). Они являются мировыми лидерами среди инструментов планирования и моделирования сложных производственных процессов и проектов.
Поскольку компания Marstrand Innovation разработала технологию для Maconomy People Planner, мы поговорили с Нилсом Марстрaндом о тенденции оптимизации планирования проектов и ресурсов в сфере профессиональных услуг.
Нилс, в развитии своей карьеры Вы шли от разработки инструментов планирования производства к предоставлению решений для планирования работы людей, их времени и проектов. Могли бы Вы объяснить, что направляло Вас в этом развитии?
Ранние программные решения 1960-ых годов были сделаны для планирования потребностей в материалах на производстве и на складах. По аналогии были разработаны инструменты планирования проектов на основе метода планирования PERT (Program Evaluation and Review Technique). Это сетевая модель, разработанная ВМФ США, которая допускает неопределенность во времени завершения работ. В частном секторе все чаще использовали метод PERT, обладавший следующими основными функциями:
1. Определение основных работ и вех проекта
2. Определение четкой последовательности выполнения работ
3. Построение сетевой диаграммы проекта
4. Оценка времени, необходимого для выполнения работ
5. Определение критического пути проекта и изменение сроков всех работ в соответствии с ним
6. Обновление диаграммы PERT по мере выполнения проекта
Вы можете найти этот метод во всех инструментах планирования проектов, таких как Microsoft Project (MSP). Данный метод не учитывает напрямую ограничения по ресурсам.
Вообще, основной идеей, когда мы начинали разработку PMSIM в 1979, было использование философии планирования PERT в целях оптимизации производственного планирования. Необходимо было связать производственные процессы (маршруты) и потребности в материалах (спецификации изделий) в синхронизированные сети и включить планирование потребностей в машинах, оборудовании и работниках, необходимых для выполнения тысячи заказов и заданий, типичных для промышленного производства. Таким образом, можно было найти оптимальный баланс между сроком выполнения заказа и эффективным использованием материальных и производственных ресурсов.
Другой важной идеей было создание возможности полного планирования в одной системе: от оперативного и тактического до стратегического планирования, обеспечивая таким образом гибкость и беспрепятственный обмен информацией.
Теперь мы, используя свой многолетний опыт в разработке систем планирования производства, пытаемся создать такое многофункциональное решение, которое сможет облегчить и усовершенствовать оперативное, тактическое и стратегическое планирование проектов и человеческих ресурсов.
Могли бы Вы объяснить, что Вы подразумеваете под этими тремя типами планирования?
Оперативное планирование включает использование для достижения поставленных целей ресурсов, которыми Вы уже владеете. Стратегическое – расчет сроков, в рамках которых Вы можете приобрести еще необходимые ресурсы. А тактическое планирование– объединение обоих типов, когда Вы планируете с учетом имеющихся ресурсов, но оставляете возможность для использования дополнительных, путем найма новых сотрудников или же аутсорсинга и пр.